Btw en facturen voor bol-verkopers: factuuraanvragen, OSS en de verkoopfactuur van bol

Hoe geld en facturen lopen bij bol

Bij een bestelling betaalt de klant aan bol. Bol stuurt de klant automatisch een betaaloverzicht, maar dat is geen factuur van jou. Volgens de pagina Factuur voor zakelijke klanten ben jij, als partij die de goederen levert, verantwoordelijk voor een correcte factuur aan de klant.

Bol int het geld, houdt zijn kosten in en betaalt jou het verschil uit via de verkoopfactuur. Er lopen dus twee stromen: jouw factuur aan de klant, en de verkoopfactuur van bol aan jou.

Factuuraanvragen van klanten afhandelen

Bij elke bestelling zie je of die vanuit een zakelijk account is geplaatst. Ook particuliere klanten kunnen vanuit hun account een factuur aanvragen. De aanvraag verschijnt in je verkoopaccount onder Bestellingen, bij Factuuraanvragen, met de gegevens die je nodig hebt.

De regels van bol

• Een factuuraanvraag beantwoord je binnen 24 uur.
• De aanvraag sluit pas als je een factuur uploadt, ook als de bestelling is geannuleerd.
• Je uploadt via je verkoopaccount of via de Retailer API. Bol raadt aan de factuur direct na de bestelling te uploaden; dat kan aanvragen voorkomen.

Wat er op de factuur moet

Bol noemt onder meer: een factuurnummer en het bol-ordernummer, de leverdatum, jouw volledige bedrijfsnaam, adres, contactgegevens, KvK-nummer en btw-id, de naam en het factuuradres van de klant, aantallen en omschrijving, bedragen exclusief btw, btw-tarieven en -bedragen en het totaal inclusief btw. Je bankrekeningnummer, de commissie en verzendkosten horen er volgens bol niet op.

Ben je verplicht om te factureren?

Volgens de Belastingdienst moet je een factuur uitreiken aan ondernemers en aan rechtspersonen die geen ondernemer zijn, zoals verenigingen en stichtingen. Aan particulieren hoeft dat meestal niet. Bij bol geldt daarnaast de 24-uursregel voor elke factuuraanvraag, dus beantwoord die altijd. Zie ook klantvragen en retouren op bol.com.

Btw-tarieven in Nederland in 2026

De Belastingdienst kent drie tarieven:

Per 1 januari 2026 is het tarief voor logies (hotels, vakantieverblijven) van 9% naar 21% gegaan. Een algemene wijziging van het 21%- of 9%-tarief voor producten die je via bol verkoopt, zijn we voor 2026 niet tegengekomen. Het tarief werkt direct door in je marge; zie ons artikel over kosten en commissie op bol.com.

Verkopen aan Belgische consumenten: afstandsverkopen en OSS

Verstuur je vanuit Nederland goederen naar particulieren in België, dan is dat een afstandsverkoop binnen de EU. Volgens de Belastingdienst geldt:

• Is je omzet uit afstandsverkopen binnen de EU (samen met digitale diensten aan particulieren in andere EU-landen) in een kalenderjaar €10.000 of lager, dan geldt meestal de Nederlandse btw.
• Kom je boven de €10.000, dan reken je vanaf dat moment de btw van het land van de klant, dus het Belgische tarief.
• Met de Unieregeling (OSS, het éénloketsysteem) doe je in één melding per kwartaal aangifte over al je afstandsverkopen binnen de EU. Het alternatief is registratie in elk land waar je btw verschuldigd bent.

Deze regels gaan over goederen die je vanuit Nederland verstuurt. Ligt je voorraad in een ander land, laat je dan apart adviseren.

Bol en de Belgische fiscus

Bol meldt dat er sinds 1 januari 2024 een Belgische regel geldt waarmee de Belgische Belastingdienst kan controleren of verkopers hun Belgische btw-verplichtingen nakomen. Bij ernstige vermoedens informeert die bol, en bol jou. Na een derde brief moet bol je verkoopaccount binnen een maand sluiten.

Zakelijke klanten in andere EU-landen

Volgens bol kun je over de grens niet verkopen aan een klant met een zakelijk account. Bestelt een buitenlandse ondernemer vanuit een particulier account en vraagt die een factuur, dan geldt dat als intracommunautaire levering: bol beschrijft dat je dan de btw terugstort aan de klant en een factuur met 0% btw maakt. Het 0%-tarief kent voorwaarden, zoals een geldig btw-identificatienummer van de klant, aantoonbaar vervoer naar het andere land en een juiste opgaaf intracommunautaire prestaties (ICP).

De verkoopfactuur die bol jou stuurt

De verkoopfactuur is je overzicht van inkomsten en uitgaven. Je ontvangt hem per factuurperiode (maandelijks of per twee weken), op de eerste dag van de nieuwe periode. Je vindt hem in je verkoopaccount onder Financiën, met een downloadbare factuurspecificatie.

Wat erop staat

• Opbrengsten: de verkoopprijs van bevestigde bestellingen die bol heeft geïnd, inclusief de btw die klanten betaalden, plus correcties bij retouren of verloren zendingen.
• Kosten: commissie (een vast bedrag per artikel plus een percentage van de verkoopprijs inclusief btw), pick & pack- en verzendkosten, voorraadkosten bij LVB, bijdragen aan zegels en correcties.
• Btw: als Nederlands bedrijf betaal je 21% btw over de commissie, zichtbaar op de verkoopfactuur. Sommige kosten zijn vrijgesteld, dus de btw-grondslag kan afwijken van het totaal.

Advertentiekosten staan op een aparte factuur, die waar mogelijk wordt verrekend. Het saldo wordt de eerstvolgende werkdag uitbetaald.

Rekenvoorbeeld (fictieve bedragen)

Stel: je verkoopt in een periode voor €2.420 inclusief 21% btw en bol rekent €400 aan kosten exclusief btw.

De valkuil: wie alleen de uitbetaling van €1.936 als omzet boekt, mist zowel de €420 btw die je moet afdragen als de €84 die je mag aftrekken.

Wat dit betekent voor je administratie

1. Boek bruto. Boek omzet en btw op basis van de opbrengsten, en de bol-kosten apart als kosten met voorbelasting.
2. Werk factuuraanvragen dagelijks af. De termijn is 24 uur; automatisch uploaden via de API voorkomt achterstand.
3. Volg je EU-omzet. Houd je afstandsverkopen bij, zodat je weet wanneer je de €10.000 nadert.
4. Controleer het btw-tarief per product en bewaar elke verkoopfactuur met specificatie.
5. Vraag advies. Twijfel je, bijvoorbeeld bij voorraad in het buitenland of zakelijke klanten in de EU, leg het dan voor aan een boekhouder.

Start je net? Lees dan ook onze gids verkopen op bol.com.

Veelgestelde vragen